În unele state, actele oficiale străine (inclusiv cele româneşti) sunt recunoscute numai dacă poartă însemnele unei legalizări sau supralegalizări oficiale. În ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga din 1961 privind suprimarea cerinţei de supralegalizare a actelor oficiale străine, certificatele emise de autorităţile române sunt recunoscute dacă poartă legalizarea cu Apostilă. Legalizarea cu Apostilă se face în România de prefecturile municipiilor reşedinţă de judeţ.

                            În statele cu care România a încheiat acorduri de recunoaştere a actelor oficiale, acestea sunt recunoscute direct, fără nici o altă formalitate.

                                    Inainte de 2001, recunoasterea in strainatate a actelor romanesti era facuta printr-o procedura complicata; consulatul tarii in cauza era cel care legaliza actele, cu viza prealabila a Ministerelor de Externe si Justitie din Bucuresti.

                                    Simplificarea procedurii a intervenit in momentul in care Romania a aderat la Conventia de la Haga din 1961, cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine. Simplitatea consta in aplicarea unei stampile (apostila de la Haga) pe documente pentru a le autentifica/legaliza international.

                                    In esenta, este vorba despre un careu cu latura de minim 9 cm, care fie se lipeste la finalul documentului de catre autoritatile indreptatite, fie se printeaza si apoi se completeaza cu datele necesare, se semneaza si se stampileaza.

                                    Orice apostila trebuie sa contina urmatoarele informatii (atentie, indiferent de limba tarii unde se aplica apostila, titlul si subtitlul se scriu obligatoriu in limba franceza originara):

APOSTILE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

1. Tara.........................................................................................................
Prezentul act oficial
2. a fost semnat de......................................................................................
3. in calitate de............................................................................................
4. poarta sigiliul/stampila.............................................................................
Atestat
5. la............................................... 6. data.................................
7. de catre...................................................................................................
8. sub nr.
9. Sigiliul/stampila:         10. Semnatura:
................................. ..................................

b)documentele administrative;

c)actele notariale;

d)declaratiile oficiale, cum ar fi: cele privind mentiuni de inregistrare, viza de investire cu data certa si legalizari de semnatura, depuse pe un act sub semnatura privata;

                        Conventia nu se aplica insa documentelor intocmite de agenti diplomatici sau consulari, ori documentelor administrative care au legatura directa cu o operatiune comerciala sau vamala.

                        Cele mai frecvente tipuri de documente care necesita apostilare sunt: certificate de nastere/casatorie/deces (cele format vechi, care nu sunt deja traduse in limbi de circulatie internationala), acte de studii, adeverinte medicale sau prin care se atesta domiciliul si cetatenia persoanei, ori adeverinte prin care se atesta vechimea in munca, certificate de cazier judiciar (eliberate cu cel mult 6 luni in urma, pentru a fi inca valabile), documente cu caracter comercial, documente societare (hotarari ale Adunarii Generale a Asociatilor sau ale Consiliului de Administratie, certificate emise de Registrele Societatilor Comerciale, acte constitutive etc).

                          Dintre acestea, in Romania, autoritatea de a aplica apostila o au prefecturile, pentru tot ce se incadreaza in categoria „document administrativ”, respectiv tribunalele, pentru traducerile legalizate la notariatele publice.